Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

1. Parteien, Annahme und Laufzeit

Der im Konto, Angebot oder Leistungsauftrag bezeichnete Kunde ist Verantwortlicher. Telvia Comunicaciones S.L., Steuernummer B22615314, Calle Rosselló 42, 08328 Alella, Barcelona, Spanien, ist Auftragsverarbeiter.

Die Annahme erfolgt mit den Nutzungsbedingungen bei Registrierung oder mit einem Angebot, das sie einbezieht. Der Vertrag gilt während der Auftragsverarbeitung und weiter für Daten, die nach Leistungsende aufzubewahren oder zu löschen sind.

2. Gegenstand und Weisungen

Telvia verarbeitet Daten nur zur Bereitstellung, Absicherung, Wartung und Unterstützung aktivierter Funktionen gemäß diesem Vertrag, den Nutzungsbedingungen, Kontoeinstellungen, Plattformaktionen und rechtmäßigen schriftlichen Weisungen. Dies umfasst erforderliche Übermittlungen in Drittländer oder an internationale Organisationen unter den Garantien in Abschnitt 8.

Hält Telvia eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert sie den Kunden und kann die Ausführung bis zur Klärung oder Änderung aussetzen. Gesetzlich erforderliche Verarbeitung außerhalb der Weisungen wird vorher mitgeteilt, sofern dies nicht gesetzlich untersagt ist.

3. Einzelheiten der Verarbeitung

Zweck und Art: Sprachagenten und Kanäle konfigurieren/betreiben; Anrufe tätigen/übergeben, einschließlich Zusammenfassungen für Empfänger und Verarbeitung ihrer Antwort bei aktivierter Bestätigung; Antworten erzeugen; aktiviert aufzeichnen; transkribieren, zusammenfassen und Ergebnisse anzeigen; Integrationen ausführen und konfigurierte Empfänger benachrichtigen; Support, Sicherheit und Wartung.

Dauer: Leistungserbringung und anschließend erforderliche Zeit für Rückgabe/Löschung, technische Sicherungszyklen und gesetzliche Pflichten. Betroffene: Kundenbenutzer, Mitarbeitende, Mitwirkende, Kontakte, Kunden, Interessenten, Lieferanten und andere Personen, die mit Agenten kommunizieren oder deren Daten hochgeladen werden.

Daten: Identitäts-/Kontaktdaten, Telefonnummern, Gesprächs-/Nachrichteninhalte und Metadaten, aktiviertes Audio/Aufzeichnungen, Transkripte, Zusammenfassungen, Ergebnisse, Termine, Anweisungen, Dokumente, Variablen und Integrationsdaten. Vorgänge: Erheben, Übermitteln, Abrufen, Ordnen, Speichern, Ergebnisse erzeugen, Offenlegen an Unterauftragsverarbeiter, Exportieren, Einschränken und Löschen.

Besondere Datenkategorien sind standardmäßig nicht erforderlich. Sie dürfen nur bei Erforderlichkeit, gültiger Rechtsgrundlage und angemessenen Schutzmaßnahmen eingebracht werden.

4. Pflichten von Telvia

Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung zur Dienstleistung. Vertraulichkeitsbindung befugter Personen und Zugriff nur bei Erforderlichkeit. Risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO. Angemessene Unterstützung des Kunden unter Berücksichtigung von Verarbeitungsart und verfügbaren Informationen sowie Vorhalten von Nachweisen zur Vertragserfüllung.

5. Kundenpflichten

Gültige Rechtsgrundlagen für Daten, Anrufe, Nachrichten, Aufzeichnungen und sonstige Verarbeitung sicherstellen. Betroffene informieren, Rechte bearbeiten und Werbe-, Verbraucher-, Telekommunikations- und Sperrlistenregelungen einhalten. Weisungen, Zugriffe, Aufbewahrung und Aufzeichnung verhältnismäßig konfigurieren und vor Produktiveinsatz testen. Keine rechtswidrigen Weisungen oder unberechtigten Daten. KI-Interaktion von Beginn an kenntlich machen; Kennzeichnung nicht entfernen oder verbergen.

6. Sicherheit

Je nach Dienst und Konfiguration: Authentifizierung, Zugriffskontrolle und logische Kontentrennung; verschlüsselte Kommunikation; private Aufzeichnungen mit befristeten Links nach Kontoprüfung; getrennte Verwaltung von Zugangsdaten/Geheimnissen, geringste Berechtigungen und administrative Kontrollen; technische Protokolle, Fehlerüberwachung und Missbrauchsprävention; risikogerechte Aktualisierung und Schwachstellenbehandlung.

Für selbst administrierte Infrastruktur verwaltet Telvia Zugriffe, Konfiguration, Aktualisierungen und Dienstprotokolle, unbeschadet der Anbieterpflichten. Drittanbieter entbinden Telvia nicht von Sicherheitsverpflichtungen. Maßnahmen können weiterentwickelt werden, ohne das allgemeine Schutzniveau während der Vertragslaufzeit wesentlich zu verringern.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für notwendige Unterauftragsverarbeiter. Das Anbieter- und Unterauftragsverarbeiterregister mit Aufgaben und verfügbaren Übermittlungsinformationen ist nach Anmeldung unter provider and subprocessor register zugänglich (Spanisch und Englisch). Telvia verpflichtet sie zu im Wesentlichen gleichwertigem Datenschutz und bleibt gegenüber dem Kunden für die Erfüllung verantwortlich.

Telvia stellt proaktiv aktuelle Identitätsinformationen zu allen beteiligten Unterauftragsverarbeitern einschließlich der Unterauftragskette bereit: Rechtsträger, Anschrift, Kontakt und Aufgabe sowie einschlägige Verarbeitungsorte und Übermittlungsgarantien. Diese ergänzen die Kategorien der öffentlichen Datenschutzerklärung und werden bei Vertragsschluss und Änderungen mitgeteilt; Anfragen sind zusätzlich an info@atendy.es möglich.

Neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter werden mit angemessenem Vorlauf per Konto-E-Mail oder gezielter Plattformnachricht mit Anbieter, Aufgabe, Ort, geplantem Datum und Widerspruchsweg angekündigt. Bloße Änderung öffentlicher Dokumentation reicht nicht. Der Kunde kann vorher aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen. Beide Seiten suchen eine einvernehmliche Lösung; fehlt eine zumutbare Alternative, kann der Kunde die betroffene Funktion einstellen oder gemäß Nutzungsbedingungen kündigen.

8. Internationale Übermittlungen

Keine internationale Übermittlung im Kundenauftrag ohne gültige Grundlage. Bei Verarbeitung außerhalb des EWR verwendet Telvia den einschlägigen Mechanismus, etwa Angemessenheitsbeschluss, EU-US Data Privacy Framework für teilnehmende Rechtsträger oder Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen.

9. Betroffenenrechte

Anfragen zu Kundendaten leitet Telvia an den identifizierbaren Kunden weiter und beantwortet sie nicht eigenständig, außer bei gesetzlicher Pflicht. Unter Berücksichtigung der Verarbeitung unterstützt Telvia mit verfügbaren Funktionen und angemessener Hilfe.

10. Datenschutzverletzungen

Telvia meldet dem Kunden ohne unangemessene Verzögerung nach Bekanntwerden eine Verletzung der Sicherheit der im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten. Verfügbare Informationen zur Bewertung und gegebenenfalls Meldung werden mitgeteilt. Die Meldung ist kein Haftungsanerkenntnis.

11. Folgenabschätzung und Konsultation

Telvia stellt angemessen verfügbare Informationen für Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen zum konkreten Einsatz bereit. Der Kunde bewertet, ob Kampagne, Branche, Umfang, Daten oder Entscheidungen zusätzliche Prüfungen oder Garantien erfordern.

12. Rückgabe und Löschung

Während der Laufzeit kann der Kunde über verfügbare Funktionen zugreifen, exportieren oder löschen. Bei Beendigung gibt Telvia nach schriftlicher Wahl des Kunden Auftragsdaten zurück oder löscht sie, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Restkopien in Sicherungen können bis zur Überschreibung im technischen Zyklus verbleiben. Sie bleiben geschützt, werden nicht regulär genutzt und unterliegen nach Wiederherstellung erneut dem Löschauftrag. Streng erforderliche Abrechnungs-, Sicherheits-, Betrugspräventions- oder Sperrlistendaten können ohne Gesprächsinhalte für die einschlägigen Fristen verbleiben.

13. Nachweise und Prüfungen

Auf angemessene Anfrage stellt Telvia Nachweise zur Erfüllung von Artikel 28 DSGVO bereit. Reichen diese nicht aus, kann der Kunde eine verhältnismäßige, vorab abgestimmte vertrauliche Prüfung verlangen, die Sicherheit und fremde Kundendaten schützt. Außer bei nachgewiesenem Verstoß Telvias trägt der Kunde außergewöhnliche Prüfungskosten.

14. Vorrang und Kontakt

Für Auftragsverarbeitung geht dieser Vertrag widersprechenden Nutzungsbedingungen vor. Beiderseits angenommene Sonderbedingungen gehen vor, wenn sie die geänderte Klausel ausdrücklich bezeichnen. Kontakt: info@atendy.es.