Acuerdo de encargo del tratamiento

1. Partes, aceptación y vigencia

El cliente es la persona física o jurídica identificada como titular de la cuenta, propuesta u orden de servicio de Atendy y actúa como responsable del tratamiento. Telvia Comunicaciones S.L., CIF B22615314, con domicilio en Calle Rosselló 42, 08328 Alella, Barcelona, España, actúa como encargado del tratamiento.

Este acuerdo queda aceptado cuando el cliente acepta los Términos al crear su cuenta o acepta una propuesta que los incorpora. Se aplica mientras Telvia trate datos personales por cuenta del cliente y seguirá siendo aplicable a los datos que deban conservarse o suprimirse después de terminar el servicio.

2. Objeto e instrucciones

Telvia tratará los datos únicamente para prestar, proteger, mantener y dar soporte a las funciones de Atendy que el cliente active, de acuerdo con este acuerdo, los Términos, la configuración de la cuenta, las acciones realizadas en la plataforma y las instrucciones lícitas que el cliente comunique por escrito. Estas instrucciones incluyen las transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional que resulten necesarias para prestar las funciones activadas, con las garantías previstas en el apartado 8.

Si Telvia considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, informará al cliente y podrá suspender su ejecución hasta que se aclare o modifique. Si una norma obliga a Telvia a tratar los datos al margen de las instrucciones, informará al cliente antes del tratamiento salvo prohibición legal.

3. Detalles del tratamiento

El servicio no requiere categorías especiales de datos por defecto. El cliente no debe introducirlas salvo que sean necesarias, exista una base jurídica válida y haya configurado las salvaguardas adecuadas.

4. Obligaciones de Telvia

• Tratar los datos solo conforme a instrucciones documentadas del cliente y para prestar el servicio.
• Garantizar que las personas autorizadas estén sujetas a confidencialidad y accedan únicamente cuando sea necesario.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo conforme al artículo 32 del RGPD.
• Ayudar razonablemente al cliente a cumplir sus obligaciones de protección de datos, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible.
• Mantener la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo.

5. Obligaciones del cliente

• Contar con una base jurídica válida para los datos, llamadas, mensajes, grabaciones y demás tratamientos que configure.
• Informar a las personas afectadas, atender sus derechos y cumplir las normas sobre comunicaciones comerciales, consumidores, telecomunicaciones y listas de exclusión.
• Configurar instrucciones, accesos, conservación y grabación de forma proporcionada y revisar el agente antes de usarlo en producción.
• No ordenar tratamientos ilícitos ni cargar datos que no esté autorizado a tratar.
• Garantizar que cada interlocutor sea informado desde el inicio de que interactúa con un sistema de inteligencia artificial y no eliminar u ocultar esa identificación.

6. Seguridad

Atendy aplica, según corresponda al servicio y a la configuración utilizada:

• Autenticación, control de acceso y separación lógica de las cuentas.
• Cifrado de las comunicaciones en tránsito mediante protocolos seguros.
• Almacenamiento privado de grabaciones y acceso mediante enlaces temporales después de comprobar la cuenta.
• Gestión separada de credenciales y secretos, mínimos privilegios y controles sobre las rutas administrativas.
• Registros técnicos, monitorización de errores y medidas de prevención de abuso.
• Procedimientos de actualización y gestión de vulnerabilidades proporcionados al riesgo.

Estas medidas pueden evolucionar para mejorar la seguridad siempre que no se reduzca de forma material el nivel general de protección durante la vigencia del servicio.

7. Subencargados

El cliente concede una autorización general para utilizar los subencargados necesarios para prestar Atendy. La relación vigente, sus funciones y la información sobre transferencias se publica en la Política de Privacidad. Telvia impondrá a cada subencargado obligaciones de protección de datos equivalentes en lo sustancial a las de este acuerdo y seguirá siendo responsable frente al cliente del cumplimiento de esas obligaciones.

Telvia informará al cliente de cualquier incorporación o sustitución de subencargados con antelación razonable a través del email de la cuenta, la plataforma o la documentación legal. El cliente podrá oponerse por motivos razonables de protección de datos. Las partes intentarán resolver la objeción de buena fe; si no existe una alternativa razonable, el cliente podrá dejar de utilizar la función afectada o terminar el servicio conforme a los Términos.

8. Transferencias internacionales

Telvia no realizará transferencias internacionales por cuenta del cliente sin una base válida. Cuando un subencargado trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, Telvia utilizará el mecanismo aplicable, como una decisión de adecuación, el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. para entidades adheridas o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, junto con medidas complementarias cuando proceda.

9. Derechos de las personas

Si Telvia recibe una solicitud relativa a datos tratados por cuenta del cliente, la remitirá al cliente cuando pueda identificarlo y no responderá por su cuenta salvo obligación legal. Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, Telvia facilitará las funciones disponibles y una asistencia razonable para que el cliente atienda las solicitudes de ejercicio de derechos.

10. Violaciones de seguridad

Telvia notificará al cliente sin dilación indebida cuando tenga constancia de una violación de seguridad de los datos personales tratados por su cuenta. Comunicará la información disponible necesaria para que el cliente pueda evaluar y, cuando corresponda, notificar el incidente. La notificación no supone reconocimiento de responsabilidad.

11. Evaluaciones y consultas

Telvia proporcionará información razonablemente disponible para ayudar al cliente con evaluaciones de impacto y consultas previas relacionadas con el uso concreto de Atendy. El cliente es responsable de valorar si su campaña, sector, escala, datos o decisiones requieren una evaluación de impacto u otras garantías adicionales.

12. Devolución y supresión

Durante la vigencia del servicio, el cliente podrá acceder, exportar o suprimir datos mediante las funciones disponibles. Al terminar, y a elección del cliente comunicada por escrito, Telvia devolverá o suprimirá los datos personales tratados por su cuenta, salvo que una norma exija conservarlos.

Las copias residuales incluidas en sistemas de respaldo podrán mantenerse hasta su sobrescritura conforme al ciclo técnico aplicable. Mientras tanto quedarán protegidas, no se utilizarán para fines ordinarios y, si se restauran por una incidencia, volverán a quedar sujetas a la solicitud de supresión. Los registros estrictamente necesarios para facturación, seguridad, prevención de fraude o listas de exclusión podrán conservarse sin contenido conversacional durante los plazos aplicables.

13. Información y auditoría

A solicitud razonable, Telvia facilitará información que permita demostrar el cumplimiento del artículo 28 del RGPD. Cuando esa información no sea suficiente, el cliente podrá solicitar una auditoría proporcionada, coordinada previamente, sujeta a confidencialidad y sin comprometer la seguridad ni los datos de otros clientes. Salvo incumplimiento acreditado de Telvia, los costes extraordinarios de la auditoría serán del cliente.

14. Orden de prevalencia y contacto

En materia de tratamiento por cuenta del cliente, este acuerdo prevalece sobre cualquier disposición contradictoria de los Términos. Las condiciones particulares aceptadas por ambas partes prevalecerán cuando identifiquen expresamente la cláusula que modifican.

Para cuestiones relacionadas con este acuerdo: info@atendy.es.