Recordatorio de citas por SMS y WhatsApp: automático y desde la propia llamada

Si das citas, conoces la escena. Un martes cualquiera se te quedan dos huecos vacíos porque alguien se olvidó de su cita o no se atrevió a llamar para anularla. Esa hora ya no la recuperas. Y por la mañana, alguien del equipo dedica un buen rato a llamar uno a uno para confirmar las citas del día siguiente, entre paciente y paciente o entre cliente y cliente.

Los recordatorios automáticos existen desde hace años, pero casi todos dan por hecho que la cita se crea en un programa de agenda. En muchos negocios no es así: la cita entra por teléfono. Este artículo va de cerrar ese círculo: la llamada, la cita y el mensaje, en un mismo sitio y sin que nadie tenga que acordarse.

Por qué los recordatorios de citas funcionan (y cuánto te cuesta no tenerlos)

Las ausencias, los famosos «no show», son un gasto silencioso. No salen en ninguna factura, pero cada hueco vacío es una hora de trabajo que pagas y no cobras. Según recoge El Independiente, en las clínicas privadas no se presenta entre el 12 % y el 19 % de las citas, con un coste de entre 2.500 y 7.500 euros al mes por centro.

La buena noticia es que un recordatorio sencillo cambia el resultado. Una revisión Cochrane de 2013 sobre citas sanitarias, con ocho ensayos y 6.615 personas, vio que, sin recordatorio, acudía a su cita el 67,8 %, y con un recordatorio por SMS, el 78,6 %: casi lo mismo que con una llamada (80,3 %), pero sin que nadie tenga que hacerla.

¿Y por qué también WhatsApp? Porque es como se comunica la gente en España. Según el Panel de Hogares de la CNMC (segundo trimestre de 2026), el 95,3 % de quienes usan Internet al menos una vez por semana usa WhatsApp para enviar mensajes, muy por delante de Instagram (uno de cada cuatro) y Telegram (16,8 %). El SMS, en cambio, llega a cualquier móvil, tenga datos o no. Cada uno tiene su sitio, y más abajo te contamos cuándo usar cada uno.

Qué mensajes puede enviar tu negocio con Atendy

Atendy es un agente de voz con inteligencia artificial que contesta y hace llamadas por ti, con un CRM y una agenda donde quedan tus clientes y sus citas. Sobre eso, ahora puedes enviar cuatro tipos de mensaje:

Puedes activar solo lo que te interese. Lo vemos uno por uno, con capturas reales del panel.

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Confirmación de la cita por SMS, en cuanto se reserva

Cuando tu agente da una cita por teléfono, le llega al cliente un SMS como este:

Fisioterapia Lumbar: tu cita es el jueves 12/11 a las 10:00 con Laura Martin. No respondas a este SMS. Para cualquier cosa, llama al 912345678

Lo mismo pasa con las citas que llegan por tu página de reservas o las que apunta tu equipo desde el panel: el cliente marca una casilla («Quiero recibir un SMS de confirmación y recordatorio») o la marcas tú al darle la cita. Si la mueves tú desde el panel, no sale otro SMS, pero el recordatorio se calcula sobre la hora nueva.

Por teléfono no hace falta casilla: el agente lo apunta solo cuando quien llama lo hace desde un móvil español y la cita queda a ese mismo número. Si la persona da otro teléfono, el SMS no sale a ciegas a un número que nadie ha comprobado. Y si más tarde cambia la cita llamando a tu agente desde ese móvil, le llega otro SMS con la hora nueva.

2

Recordatorio de la cita por SMS, unas horas antes

Unas horas antes de la cita sale el recordatorio:

Fisioterapia Lumbar: te recordamos tu cita el jueves 12/11 a las 10:00 con Laura Martin. No respondas a este SMS. Para cualquier cosa, llama al 912345678

Eliges cuánto antes sale: 2, 4, 12, 24 o 48 horas. Y una regla que agradecen tus clientes: nunca sale de noche. Si con las horas que has elegido le tocara llegar entre las 21:00 y las 9:00, sale a las 20:30. Si alguien reserva con muy poca antelación y tienes activada la confirmación, solo recibe la confirmación: un recordatorio a los pocos minutos no tendría sentido.

3

SMS después de la llamada con lo que pidió el cliente

Esta es la novedad que más cuesta encontrar en otros sitios. Durante la llamada, mucha gente pide un dato que no quiere apuntar de memoria: la dirección, el horario, el precio que le acabas de dar, qué tiene que traer. Tu agente le ofrece mandárselo por SMS y, si dice que sí, se lo manda al colgar.

Cliente¿Me podéis decir dónde estáis exactamente? Es la primera vez que voy.

AgenteClaro. Estamos en la calle Mayor 14, segundo piso, y hay parking gratis en el sótano. ¿Quieres que te lo mande por SMS al terminar la llamada?

ClienteSí, por favor.

AgenteHecho, te llegará en cuanto colguemos. ¿Te puedo ayudar en algo más?

Fisioterapia Lumbar: Hola Pedro, te escribimos tras tu llamada. Estamos en Calle Mayor 14, 2o. Parking gratis en el sotano. No respondas a este SMS. Para cualquier cosa, llama al 912345678

Tú escribes la plantilla una vez, con huecos: {{nombre}} y {{detalle}} (lo que pidió, que rellena el agente). Si en la llamada se dio una cita, también tienes {{fecha_cita}}, {{hora_cita}} y {{profesional}}, que se rellenan cuando tienes activados los SMS de cita y la cita queda al mismo móvil desde el que llaman; si no, salen vacíos. Y si ya mandas la confirmación, no hace falta repetir aquí la cita: le llegarían dos SMS y se cobran los dos.

Tres cosas que lo hacen seguro

• ✓Sale solo si la persona ha dicho que sí. Al colgar se lee la conversación y, si el «sí» no está claro, no se envía. Ante la duda, no se manda.
• ✓Va siempre al número de la llamada. El agente no puede mandarlo a otro teléfono que le dicten.
• ✓Si en lo que pidió aparece un término médico claro (una analítica, una ecografía…), el SMS sale sin esa parte. Un móvil lo puede leer cualquiera que lo tenga delante.

4

Aviso por WhatsApp, sin cuenta de Meta

Enviar WhatsApp automáticos a tus clientes suele ser un pequeño proyecto: darte de alta en la API de WhatsApp Business de Meta, verificar tu empresa, conectar un número y pelearte con las plantillas. Con WhatsApp de Atendy te lo saltas: el mensaje sale del número de Atendy, empieza diciendo de qué negocio es y termina con tu teléfono.

Aviso de Fisioterapia Lumbar. Atendy solo hace de mensajero, no es la empresa.

Hola Ana, tu cita queda reservada para el jueves 12 a las 10:00. Si no puedes venir, avísanos con tiempo.

Para más información llama al 912345678.

Escribes el mensaje una vez, con los huecos que quieras ({{nombre}}, {{fecha}}, {{hora}}…), y lo revisa Meta, que suele tardar unos minutos. Después, tu agente lo envía durante la llamada cuando toca: al reservar una cita, cuando el cliente pide la información por WhatsApp o en el momento que le indiques. Lo que no hace es salir solo días u horas después: el recordatorio programado antes de la cita va por SMS.

Ojo con una cosa: como el número es de Atendy, las respuestas no las lee nadie. Por eso el mensaje termina con tu teléfono. Si tu cliente quiere hablar, te llama.

Mensaje de recordatorio de cita: ejemplos para copiar

Un buen recordatorio cabe en una línea y responde a cuatro preguntas: quién eres, qué día, a qué hora y qué hacer si no puedes venir. En Atendy no tienes que escribir la confirmación ni el recordatorio: salen siempre con el nombre de tu negocio delante, el día, la hora y con quién en el centro, y tu teléfono detrás, como los de arriba. Si escribes tus propios avisos (la plantilla del SMS tras la llamada, el mensaje de WhatsApp o en otra herramienta), estos ejemplos según el sector te sirven de guía:

¿Por qué estos ejemplos van sin tildes?

No es una errata. Un SMS normal admite unos 160 caracteres por parte, pero basta una á, í, ó o ú para que el móvil cambie de alfabeto y el límite baje a 70. El mismo mensaje pasaría a ocupar el doble. Atendy quita esas tildes antes de enviar (la é y la ñ se quedan, porque no cambian el alfabeto), y cada SMS ocupa como mucho dos partes. Se cobra igual con una que con dos.

Lo que no debe llevar un recordatorio

• ✓El motivo de la cita, sobre todo si es de salud. «Tu cita del jueves a las 10:00» basta; «tu cita para la ecografía» sobra.
• ✓Enlaces. En un SMS de un número desconocido, un enlace hace que parezca un engaño.
• ✓Publicidad. Un recordatorio es parte del servicio que te han pedido. Si le añades una oferta, pasa a ser un mensaje comercial, con otras reglas.

¿Cuántas horas antes enviar el recordatorio de una cita?

No hay una respuesta única, pero sí una regla práctica: el recordatorio tiene que llegar con tiempo de reaccionar (cambiar la cita o avisarte) y lo bastante cerca para que no se olvide.

Si dudas, empieza con 24 horas, que es lo que trae Atendy por defecto, y mira cómo evolucionan tus ausencias durante un mes.

SMS o WhatsApp para avisar de las citas: para qué sirve cada uno

En la práctica: la confirmación y el recordatorio unas horas antes salen solos y solo por SMS, que llega siempre y no depende de nada. El WhatsApp de Atendy no se programa: lo manda tu agente durante la llamada (por ejemplo, para confirmar la cita que acaba de dar), así que no sustituye al recordatorio. Encaja para un aviso con un poco más de texto cuando tu clientela vive en WhatsApp. Puedes usar los dos.

Cómo se configura en Atendy, paso a paso

Si ya tienes tu agente de voz, son unos minutos. Si no, créalo gratis y vuelve aquí. Para activar los SMS y el WhatsApp hace falta un plan de pago con tarjeta: en la prueba gratuita no están disponibles.

Confirmación y recordatorio por SMS

1. 1En tu agente, pestaña Herramientas, activa Agenda de citas (se activan también los contactos). Así tu agente puede dar, cambiar y cancelar citas por teléfono.
2. 2Ve a CRM → Configuración → SMS a tus clientes. Escribe el nombre de tu negocio (así empieza cada SMS) y el número al que quieres que te llamen (así termina).
3. 3Activa Confirmación de la cita y Recordatorio, y elige cuántas horas antes sale.
4. 4Acepta el coste. Solo el propietario de la cuenta puede hacerlo, y te enseñamos antes una estimación con tus citas del último mes.

SMS tras la llamada

1. 1En CRM → Configuración → SMS a tus clientes, escribe el nombre de tu negocio y el número al que quieres que te llamen y guárdalos. Con eso basta: no hace falta activar la confirmación ni el recordatorio.
2. 2Herramientas del agente → SMS tras la llamada.
3. 3Revisa la plantilla (puedes dejar la que viene) y actívalo aceptando el coste (solo puede hacerlo el propietario de la cuenta). A partir de ahí, cuando alguien pide un dato durante la llamada, el agente le ofrece mandárselo por SMS.

Aviso por WhatsApp

1. 1Herramientas → WhatsApp de Atendy. Pon el nombre de tu negocio y elige tu teléfono de contacto.
2. 2Escribe el mensaje con sus huecos y dile al agente cuándo enviarlo, por ejemplo, «para confirmar una cita que acabas de reservar».
3. 3Cuando Meta lo apruebe (suelen ser minutos), ya está listo.

Cuánto cuesta (sin letra pequeña)

• ✓SMS: 0,21 € + IVA por SMS enviado, ocupe una parte o dos.
• ✓WhatsApp: 0,12 € + IVA por mensaje enviado.
• ✓Solo se cobran los que salen. Si un envío falla, no se cobra.
• ✓Se cobran en una factura aparte al cerrar el mes, o antes si llegan a 50 €.
• ✓Hace falta un plan de pago (desde 75 €/mes con minutos de llamada incluidos) y una tarjeta en la cuenta.
• ✓Pones un tope de SMS al mes (300 por defecto) y te avisamos por email al 80 % y al 100 %.

Un ejemplo con números: si un centro tiene 84 citas al mes y manda confirmación y recordatorio de todas, son 168 SMS, unos 35 € + IVA al mes. Haz la cuenta con lo que vale una de tus citas: si evitas una o dos ausencias al mes, ya lo has pagado.

Y en todo momento ves qué se ha enviado y cuánto llevas, en Suscripción:

Privacidad: lo que Atendy hace por defecto

Un recordatorio lleva datos de tus clientes, así que conviene hacerlo bien desde el principio. Esto es lo que ya viene hecho:

• ✓Los SMS de cita solo dicen día, hora y con quién. Nunca el motivo.
• ✓Tienes una lista de números que no reciben SMS. Y quien pidió en una llamada que no le volvierais a llamar tampoco los recibe.
• ✓Un mismo número no recibe más de 4 SMS en 24 horas, pase lo que pase.
• ✓El número y el texto de cada SMS se borran a los 90 días (antes, si tu cuenta tiene una política de borrado más corta). Lo que queda es lo que hace falta para la factura.

Si tu caso tiene algo especial (por ejemplo, una consulta de salud mental), revisa los textos con quien te lleve la protección de datos. La herramienta te lo pone fácil, pero el criterio es tuyo.

Para qué negocios tiene más sentido

Encaja en cualquier negocio que viva de citas: clínicas dentales y consultas, fisioterapia, centros de estética y peluquerías, talleres, veterinarios, asesorías y despachos. Y si además se te escapan llamadas, aquí tienes cómo no perder ninguna.

Preguntas frecuentes