Agenda y CRM

La Agenda y el CRM de Atendy: tu agente da, cambia y cancela citas por teléfono, y cada llamada crea o actualiza la ficha del cliente automáticamente.

Qué es

La Agenda y CRM convierte a tu agente en quien gestiona tu calendario de citas. Por teléfono, el agente consulta las horas libres, reserva una cita, la cambia o la cancela, todo dentro del horario real de cada profesional. Y a la vez lleva un CRM: cada llamada crea o actualiza la ficha del cliente, con su nombre, su teléfono, un resumen de lo que pasó y un enlace a la llamada.

Lo encuentras en el menú lateral, en CRM. Tiene cuatro pestañas: Agenda (el calendario), Clientes (las fichas), Profesionales (quién atiende) y Configuración (activarla por agente).

La Agenda y el CRM están incluidos en todos los planes. Lo único que requiere el plan Crece o superior es el envío automático de emails de confirmación al cliente al reservar o cancelar una cita.

Ponerla en marcha (paso a paso)

En unos minutos la tienes funcionando. Cada paso te deja algo listo:

Elige qué gestiona tu agenda. En CRM → Configuración, en «Qué gestiona tu agenda», indica si reservas con profesionales (personas) o con salas, propiedades, vehículos, servicios u otro recurso. Qué consigues: el agente, la página de reservas y el panel hablan con tu vocabulario ("cita con Marta" o "cita para la Sala 2"), no con el de una clínica genérica.
Crea quién o qué atiende. En CRM → Profesionales, da de alta cada profesional (o sala, recurso…) con su horario semanal por tramos, la duración de cada cita y una descripción con los servicios que atiende. Qué consigues: el agente ya sabe cuándo hay hueco y a quién asignar cada cita.
Activa la agenda en tu agente. En CRM → Configuración, enciéndela en el agente que atenderá por teléfono y elige la zona horaria. Qué consigues: ese agente podrá consultar disponibilidad y dar, cambiar o cancelar citas, y reconocerá por su número a quien llame.
Opcional: emails y reservas online. Activa los emails de confirmación al cliente (plan Crece) y, si quieres, abre tu página pública de reservas. Qué consigues: confirmaciones automáticas y un canal de reservas 24/7 sin que suene el teléfono.

Atajo: también activas la agenda desde el propio agente, en su editor → pestaña Herramientas → tarjeta «Agenda y CRM», con un clic.

Profesionales

Un profesional es quien atiende una cita. Puede ser una persona (un médico, un peluquero), una sala o cualquier recurso que se reserve. De cada uno defines:

Horario semanal

Los tramos que trabaja cada día (por ejemplo, lunes de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00). Las horas fuera de ese horario se consideran no disponibles y el agente dirá que ese día no pasa consulta.

Duración de la cita

Cuánto dura cada cita con ese profesional. Los huecos libres se calculan con esa duración.

Antelación mínima

Con cuánta antelación se pueden dar citas con ese profesional: por ejemplo 24 horas, para que nadie reserve para el mismo día. La respetan el agente y la página pública de reservas; las citas que pones tú a mano en el panel no tienen ese límite.

Descripción / servicios

Qué hace o qué servicios atiende. El agente la usa para elegir al profesional adecuado cuando el cliente describe lo que necesita.

Email del profesional

Opcional. Sirve para dos cosas: recibir un aviso cuando le entra una cita nueva, y entrar a su portal privado para gestionar su agenda (ver «Portal del profesional»).

Color

Para distinguirlo de un vistazo en el calendario cuando ves a todos los profesionales a la vez.

Cómo trabaja el agente por teléfono

Cuando la agenda está activada, el agente puede consultar disponibilidad y dar, cambiar o cancelar citas durante la llamada. Sigue estas reglas para no equivocarse:

Nunca inventa horas

siempre consulta la disponibilidad real antes de proponer o confirmar una hora, y solo ofrece huecos que existen.

Elige al profesional por lo que el cliente pide

si da un nombre, lo usa; si describe un servicio, elige al que lo atiende; y si no está claro, pregunta al cliente con quién quiere la cita.

Distingue "no trabaja ese día" de "está completo", y lo dice tal cual.

El cliente de la cita es, por defecto, quien llama; si dicta otro teléfono, usa ese.

Solo abre la agenda ante una petición explícita de cita: una consulta informativa o comercial no dispara una reserva. Si no le piden cita, el agente no la crea.

Las herramientas mandan

si conectas la Agenda, el agente puede dar citas aunque su prompt dijera lo contrario (las herramientas activas prevalecen sobre esa instrucción).

Dos citas confirmadas del mismo profesional no pueden solaparse: la propia base de datos lo impide, así que nunca se produce una doble reserva aunque dos llamadas coincidan.

Servicios: cómo el agente elige al profesional

En Atendy no hay una lista de servicios aparte. Los servicios se definen escribiendo en la DESCRIPCIÓN de cada profesional lo que atiende, y el agente elige al profesional leyendo esa descripción cuando el cliente cuenta lo que necesita. Así una peluquería, una clínica o un taller enrutan cada llamada al profesional adecuado sin montar un catálogo.

Define los servicios en la ficha del profesional

en su «Descripción / servicios», enumera lo que hace (por ejemplo «Depilación láser, limpieza facial, tratamientos antiedad»).

El agente enruta solo

si el cliente da un nombre ("quiero con Marta"), usa ese; si describe un servicio ("para una limpieza de cutis"), elige al profesional cuya descripción lo incluye; si encajan varios o la descripción no coincide, pregunta con quién quiere la cita. Nunca lo inventa.

Un servicio que dan varios

si está en la descripción de varios profesionales, el agente pregunta con quién (o, en modo automático, asigna al que tenga hueco).

La duración va por profesional

cada profesional tiene su propia duración de cita, que es la que se usa para calcular los huecos. Si el mismo servicio dura distinto según quién lo haga, se refleja en la duración de cada profesional.

¿Reservas «servicios» en vez de personas? Si lo tuyo son prestaciones sueltas y no profesionales, en «Qué gestiona tu agenda» elige el tipo «servicios» (o el nombre que prefieras) y da de alta cada servicio como un recurso con su horario y su duración.

Escribe la descripción con las palabras que usan tus clientes al pedir cita: el agente casa lo que dicen con esas palabras, así que incluir «láser», «cutis» o «ITV» ayuda a que acierte con el profesional.

Reconoce a quien llama

Con la Agenda y CRM activada, en cada llamada entrante el agente identifica automáticamente al cliente por su número. Si ya está en tu base de datos, el agente lo sabe desde el saludo: puede llamarle por su nombre, tiene presentes sus próximas citas y el resumen de su última llamada, y no le pide datos que ya constan en su ficha. Si el número no está registrado (o llega oculto), la llamada sigue con normalidad y, cuando termine, se crea su ficha.

Si más adelante desactivas la Agenda y CRM en un agente, se retiran sus herramientas de citas y el reconocimiento del llamante, pero las fichas de tus clientes se conservan.

La agenda (vista semanal)

La pestaña Agenda es un calendario por semanas con las horas en el lateral. Las franjas de trabajo del profesional salen en blanco y el resto sombreado, así ves de un vistazo cuándo atiende. Las citas aparecen como bloques de color en su hora y los bloqueos con trama.

Arriba eliges el profesional con las pastillas de colores. La primera, "Todos", suma las disponibilidades y las citas de todos.
Pincha un hueco libre para crear una cita a esa hora, o usa el botón "Nueva cita".
Pincha una cita para cambiarla de fecha y hora o cancelarla.
Con "Marcar ocupado" bloqueas un rato (una comida, una reunión, vacaciones) para que el agente no dé cita ahí.

Clientes (CRM)

La ficha de cada cliente se crea y se actualiza sola con cada llamada. El sistema lo reconoce por los últimos 9 dígitos de su teléfono (así "+34 600 11 12 22" y "600111222" son el mismo cliente) y le anota el nombre, un resumen de la llamada y un enlace directo a esa llamada en Analítica de llamadas.

En la lista de Clientes, cada ficha muestra su estado de cita: la próxima cita con su fecha y hora, o la última que tuvo, o "sin cita". Puedes buscar por nombre o por teléfono, y abrir la ficha para ver sus notas, su historial de citas y cambiarlas o cancelarlas.

Columnas, KPIs y notas

Con el botón «Columnas» eliges qué ver en la lista de clientes: la fecha y el resumen de su última llamada, y los KPIs que recogen tus agentes conectados al CRM (por ejemplo «motivo» o «presupuesto»). Cada cliente tiene además una «Nota» manual que escribes tú a mano, aparte del historial automático de llamadas (ese historial nunca se pisa). Y al desplegar su fila ves todas sus llamadas con su fecha, duración, resumen y un enlace a cada una.

Importar y exportar

El botón Importar reúne las tres formas de traer clientes, en pestañas: un archivo con plantilla, tu Excel vivo de Dropbox, Google Drive o Google Sheets, y un webhook para que tu sistema los envíe solo. Las tres siguen las mismas reglas: se reconoce al cliente por su teléfono, se completa lo que falte y nunca se pisan las notas (el historial de llamadas).

Exportar: el botón Exportar descarga un CSV con todos tus clientes (nombre, teléfono, email, próxima y última cita, notas).
Importar → Archivo: descarga la plantilla CSV, rellena una fila por cliente (la única columna obligatoria es el teléfono con prefijo) y súbela. Si ya tienes tu propio archivo con otras columnas, también vale: se reconocen por su nombre.
Importar → Dropbox · Drive · Sheets: conecta el archivo que vas actualizando y se relee solo cada 15 minutos (detalles abajo).
Importar → Webhook: una dirección de tu cuenta a la que tu sistema envía clientes por POST (detalles abajo).

Fuente sincronizada: tu Excel de Dropbox, Google Sheets o Drive

Si tu lista de clientes vive en un archivo que vas actualizando (un Excel en Dropbox, una hoja de Google Sheets o un archivo en Google Drive), no hace falta importarlo cada vez: conéctalo como fuente sincronizada y Atendy lo relee cada 15 minutos (o al momento con «Sincronizar ahora»). Así el agente reconoce a quien llama por su teléfono y sabe su número de cliente sin pedírselo.

En Clientes, pulsa Importar y abre la pestaña «Dropbox · Drive · Sheets». Pega el enlace del archivo. Dropbox: en el archivo, Compartir → Copiar enlace. Google Sheets o Drive: comparte con «cualquier persona con el enlace» y copia ese enlace.
Pulsa «Conectar y probar»: Atendy descarga el archivo, te enseña todas sus columnas y hace la primera sincronización con lo que ha reconocido solo.
En «Columnas del archivo» dile qué columna es cada cosa sin tocar tu archivo: cuál es el teléfono (la que identifica al cliente cuando llama), cuáles son el nombre, el email, el número de cliente y las notas, y marca qué otras columnas quieres que el agente conozca de cada cliente (por ejemplo, tipo de expediente o tramitador asignado). Pulsa «Guardar columnas y sincronizar».
A partir de ahí se relee sola cada 15 minutos. En la pestaña Clientes verás una línea con su estado y el botón Gestionar. Puedes pausarla, sincronizar a mano o quitarla; al quitarla, tus fichas se conservan.

La sincronización nunca borra clientes ni toca las notas (donde está el historial de llamadas). Completa el nombre y el email que falten, y sí actualiza el número de cliente si cambia en el archivo: tu archivo manda en ese dato. Si un día el enlace deja de funcionar, se conserva la última copia buena y verás el error en la tarjeta.

El enlace da acceso de lectura a tu lista de clientes: compártelo solo con Atendy y, si lo cambias en Dropbox o Google, vuelve a conectarlo aquí.

Webhook: que tu sistema envíe los clientes solo

Si tus clientes nacen en otro sistema (tu CRM, Odoo, un formulario web, n8n o Make), no hace falta ni archivo ni enlace: en Importar → Webhook pulsa «Crear webhook» y Atendy te da una dirección propia de tu cuenta y un secreto. Tu sistema hace un POST con los clientes y se crean o actualizan al momento, con las mismas reglas que la importación.

Copia la URL y el secreto. El secreto solo se muestra al crearlo (o al regenerarlo): guárdalo en tu sistema. Se envía en la cabecera x-atendy-secret.
Envía un POST con JSON: un cliente, una lista, o un sobre {"clientes":[…]} con hasta 500 clientes por petición.
Los campos se reconocen por su nombre: telefono (obligatorio, con prefijo), nombre, email, numero_cliente (o referencia, expediente) y notas. Cualquier otro campo (por ejemplo tipo_expediente o tramitador) se guarda como dato adicional del cliente y el agente lo conocerá cuando esa persona llame.
La respuesta te dice cuántos clientes se crearon, cuántos se actualizaron y cuántos se saltaron (sin teléfono válido o repetidos). En el panel ves cuántas veces se ha recibido y el último error, si lo hubo.

Trata el secreto como una contraseña: quien lo tenga puede añadir clientes a tu cuenta. Si se filtra, regenera uno nuevo desde el panel; el anterior deja de valer al instante.

Que cada llamada quede escrita en tu Excel, tu hoja o tu CRM

Si además de leer tu lista quieres que lo que el agente averigua en cada llamada vuelva a tu Excel (esté en Dropbox, en Drive o donde sea), a una hoja de Google o a tu CRM, el camino es el webhook post-llamada del agente: al terminar cada llamada, Atendy envía el resumen, los Datos del agente, el teléfono y, si la persona está en tu CRM, su nombre y su número de cliente. Con n8n, Make o Zapier eso se convierte en una fila en tu hoja sin programar nada. Tienes la receta paso a paso en la página Webhooks de esta documentación.

Dos webhooks que no hay que confundir: el de Importar (aquí, en Clientes) trae tus clientes al CRM de Atendy; el de entrada · pre-llamada del agente hace lo contrario, Atendy consulta tu sistema en directo en cada llamada sin copiar nada. Y el post-llamada del agente te devuelve el resultado de cada conversación.

Elegir qué herramientas de citas tiene cada agente

Al activar la Agenda y CRM en un agente, sus herramientas aparecen en la lista de herramientas del editor como las de cualquier otra integración, con una casilla por cada una: consultar disponibilidad, reservar cita, cambiar cita, cancelar cita y consultar sus citas. Las que dejes sin marcar se ven atenuadas con el aviso «No activada en las herramientas del agente»: el agente no las tendrá y, si alguien se lo pide, tomará nota en vez de intentarlo. «Reconocer a quien llama» va siempre activo con el CRM.

Si tu negocio no da citas pero sí quiere que el agente sepa quién llama (por ejemplo, un despacho que atiende a clientes con expediente), deja todas las casillas sin marcar: el agente saluda por su nombre, conoce su número de cliente y su última llamada, y crea la ficha de cada llamada, sin gestionar citas.

Reservas online: tu página pública de citas

Además de dar cita por teléfono, puedes dejar que tus clientes reserven solos desde internet, al estilo de las herramientas de reservas online: en CRM → Configuración, la tarjeta "Página pública de reservas" te da un enlace propio para compartir por WhatsApp, email o redes, y un código de iframe para incrustar el calendario directamente en tu web. También hay un enlace directo por profesional, por si quieres que cada uno comparta solo su agenda.

Es pública pero privada

el visitante solo ve los HUECOS LIBRES, nunca tus citas ni los datos de tus clientes (los huecos se calculan en el servidor de Atendy).

Para reservar, el visitante elige día y hora, y rellena su nombre, su teléfono, su email y el motivo. La cita queda confirmada al momento.

Con varios profesionales, la página muestra de entrada los huecos de todos ("Cualquiera disponible", cada hora asignada al profesional libre) y el visitante puede filtrar por uno concreto con las píldoras de arriba.

El formulario incluye un campo libre ("cuéntanos un poco más para preparar mejor la cita") y, si configuras un email de contacto, un aviso para que quien no pueda asistir te avise y no se quede nadie esperando.

La cita entra en tu agenda como las demás (imposible el doble libro: dos citas confirmadas no pueden solaparse) y la persona aparece como cliente en tu CRM.

El profesional recibe un email con la nueva cita (si tiene email en su ficha) y, si tienes activadas las confirmaciones, el cliente recibe la suya.

Puedes fijar una antelación mínima (30 minutos, 2 horas, 24 horas…): los huecos que empiecen antes de ese margen no se ofrecen en la página pública. No afecta al teléfono ni a tu panel, que siguen pudiendo dar cita inmediata.

Si regeneras el enlace desde el panel, el anterior deja de funcionar al instante; también puedes apagar la página cuando quieras sin perder el enlace.

La página pública de reservas es una función del plan Crece o superior.

Portal del profesional

Cada profesional puede tener su propio enlace privado para ver y gestionar SU agenda, sin necesidad de una cuenta de Atendy. Desde ese portal ve sus citas, bloquea horas (una comida, un día libre, vacaciones), cambia o cancela citas y consulta su historial. En CRM → Profesionales, en la ficha de cada uno, pulsa «Compartir agenda» para generar su enlace; el profesional entra con ese enlace y su email (por eso necesita tener un email en su ficha). Puedes copiarlo, regenerarlo o desactivarlo cuando quieras.

No lo confundas con el «enlace directo por profesional» de la página de reservas: aquel es para que tus CLIENTES reserven con un profesional concreto; este es privado, para que el PROFESIONAL gestione su propia agenda. Además, cada profesional solo ve la suya, no el resto del panel.

Qué gestiona tu agenda: profesionales, propiedades, salas…

Tu agenda no tiene por qué reservar con personas. En CRM → Configuración puedes elegir el tipo de calendario (profesionales, propiedades o pisos para inmobiliarias, salas, servicios, vehículos o un recurso genérico) y el agente, la página de reservas y el panel usan ese vocabulario. Si ninguno encaja, escribe tu propio nombre (por ejemplo «ubicaciones», «edificios» o «boxes»): el tipo del desplegable decide si son personas o cosas, y el nombre que escribas es el que se usa en todas partes. También eliges cómo se asigna la cita: preguntar al cliente cuál quiere, o modo automático, en el que se le da directamente día y hora y la agenda asigna el que tenga hueco libre.

Videollamada de las citas

Si tus citas son online, en CRM → Configuración puedes guardar un enlace fijo de videollamada (Meet, Zoom o Teams). Ese enlace se añade automáticamente a todas las confirmaciones: el email al cliente, el aviso al profesional y la pantalla de «Cita confirmada» de la página de reservas. Así el cliente recibe el enlace de la reunión sin que nadie lo copie a mano.

Emails de confirmación

Si lo activas en Configuración, al reservar, mover o cancelar una cita se envía un email de confirmación al cliente (cuando tiene email en su ficha), con copia opcional a tu negocio. Es una función del plan Crece o superior.

El email solo sale si el cliente tiene un email guardado. Por teléfono no siempre se captura, así que muchas confirmaciones dependen de que el cliente lo facilite o de que lo tengas en su ficha.